Exemplu de document control software pentru o firma de HR

Orice manager, fie el al unui proiect sau al unei companii are nevoie de forta de a controla fluxul de documente implicate in buna desfasurare a activitatii sale si a echipelor sale. Fie ca vorbim de rapoarte, schite, calcule, emailuri sau de fisierele trimise prin posta electronica, toate trebuiesc supervizate si supravegheate in detaliu. Mai ales daca vorbim de emailuri cu oferte catre clientii companiei sau despre rapoartele financiare. Lantech Soft va ofera solutia perfecta pentru dumneavoastra, un document control software care va permite sa dirijati intr-un mod transparent si corect toate documentele si workflow-urile in care acestea sunt implicate, fie ca vorbim de necesitatea de a verifica, corecta, aproba sau respinge anumite documente.

Pentru a va detalia cateva aspecte ce tin de un document control software si necesitatea de a avea o astfel de solutie, vom urmari un exemplu fictiv, al companiei “H” care se ocupa de resurse umane externalizate, deci din start vorbim de un numar mare de documente ce sunt puse in circulatie in cursul unei zile.Aici vom urmari 4 aspecte esentiale pentru firma noastra fictiva “H”, mai exact, rapiditatea de raspuns, necesitatea de a putea tria documentele, clasificarea dupa anumite calificative si nu in ultimul rand, posibilitatea de a comunica. Noi le vom lua de capat.

Comunicare, colaborare si corectitudine, cele 3 C-uri ale unui document control software

Posibilitatea de a comunica este tradusa in cadrul unui document control software prin posibilitatea de a controla fluxul de emailuri sosite, dar si de a putea permite managerului sa faca anumite remarci si corectii direct pe documente, fara sa le altereze. Printr-o comunicare mai buna se poate mari si gradul de eficienta a intregii echipe sau a workflow-ului.

Clasificarea CV-urilor (in cazul nostru si al exemplului dat) este poate cea mai importanta caracteristica pentru firma “H”. Asadar, acestia au apelat la un document control software pentru a permite o clasificare corecta a acestora, insa necesitatea de a cataloga si a clasifica nu se rezuma doar la CV-uri, ci si documentele sau proiectele pot fi clasificate. Aceasta poate fi facuta numai cu un document control software care sa permita intregii echipe sa isi marcheze calificativele in functie de anumite criterii specializate.

Dupa clasificare, un document control software trebuie sa faca automat o triere a CV-urilor primite de compania “H”, asadar, in urma unor anumite criterii de punctaj, calificativ, etc. software este cel care decide ordinea de triere sau prioritate a CV-urilor. Cu alte cuvinte, se decide care dintre candidati respecta sau nu criteriile impuse de catre clientii firmei “H”. Aceasta triere nu este facuta numai de catre un document control software, controlul final apartine departamentului de triere sau de specialisti in HR.

Concluzii despre document control software

Ultimul aspect al unui document control software este viteza de raspuns. Spunem asta in comformitate cu exemplul firmei de HR dat. Practic, viteza de raspuns este rezultatul unui workflow sanatos, rapid, eficient si mai ales corect. Pentru a putea beneficia de cel mai bun document control software va invitam sa vizitati siteul www.lantech-soft.com locul unde veti afla cum sa va mariti eficienta intr-un mod facil, accesibil si inteligent.

Related Posts

Aboneaza-te

Alege sa primesti ultimile articole postate de noi chiar la tine pe email.